Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz trat am 2. Juli 2023 in Kraft und setzt die Richtlinie (EU) 2019/1937 (Hinweisgeberrichtlinie) in nationales Recht um.

Der persönliche Anwendungsbereich des HinSchG umfasst insbesondere Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben. Das Gesetz ist auch auf Personen, die sich in einem Bewerbungsprozess befinden oder deren Arbeitsverhältnis beendet wurde, anwendbar. Es kommt darauf an, dass sie Kenntnisse über Verstöße erlangt haben. Das Gesetz enthält auch Informationen für weitere Personengruppen, die geschützt sind: Beamte, Selbständige, Praktikanten und Freiwillige (auch bei unbezahlter Tätigkeit) und Organmitglieder von Unternehmen.
Der ausgewählte Meldekanal muss nicht zwangsläufig für außenstehende Personen eröffnet sein.

Ja, die Mitarbeitenden sind zu informieren. Nach dem HinSchG müssen "klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung des internen wie externen Meldeverfahrens“ bereitgestellt werden. Es ist zu empfehlen interne Richtlinien zur Nutzung der Meldestelle und Klärung juristischer Begriffe Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen. Wichtig ist insbesondere, dass Mitarbeitende wissen, wann sie einen Vorfall melden sollten.

Das HinSchG nutzt den Begriff „Beschäftigungsgeber“. Umfasst sind alle natürlichen und juristischen Personen des öffentlichen und privaten Rechts sowie rechtsfähige Personengesellschaften und -vereinigungen.
Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber mit mehr als 50 Beschäftigten und alle öffentlichen Einrichtungen wie Städte, Gemeinden und Landkreise mit mehr als 10.000 Einwohnerinnen und Einwohnern fallen in den Anwendungsbereich des HinSchG.
Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern können gemeinsam mit anderen Unternehmen, die ebenfalls nicht mehr als 249 Mitarbeiter haben, eine gemeinsame Meldestelle betreiben (§ 14 Abs. 2 HinSchG).

Die interne Meldestelle kann innerhalb des Unternehmens selbst als auch von einem extern beauftragten Dienstleister betrieben werden. Bei der Auswahl einer internen Meldestelle steht das Unternehmen vor der Schwierigkeit, jeglichen Interessenkonflikt zu vermeiden. Noch mehr – ganz oft bei den gemeldeten Hinweisen handelt es um hochsensible Themen und für die Hinweisgeber verbleibt die Unsicherheit wegen Anonymität und Repressalien. Diese Problematik besteht nicht, wenn eine Auslagerung vorgesehen ist. Das bringt auch viele Vorteile mit sich:
- Bereitstellung eines zuverlässigen Hinweisgebersystems, dass rechtlichen (einschließlich auch datenschutzkonformen) Anforderungen entspricht
- Erfahrene Meldestellenbeauftragte als Kontaktperson und Sachbearbeiter
- Effiziente und transparente Bearbeitung der Hinweise
- Interne Interessenskonflikte sind ausgeschlossen
Es ist eine Aufgabe des Unternehmens, die Möglichkeit einer externen Meldung nicht eingeschränkt oder kompliziert anzubieten.

Viele Meldestellen bieten die Möglichkeit, die Meldung per E-Mail einzureichen. Ist dies zulässig? Interne E-Mail-Adressen dürften den gesetzlichen Ansprüchen nicht gerecht werden. Hier ist nicht ausgeschlossen, dass internes, nicht zuständiges Personal Kenntnis von E-Mail-Adressen und Inhalten nimmt.
Übernimmt ein Dienstleister die Annahme per E-Mail, so bestehen datenschutzrechtliche Bedenken, soweit Informationen über identifizierte oder identifizierbare natürliche Personen (personenbezogene Daten) übermittelt werden. Es ist nicht ausgeschlossen, dass unbefugte Dritte diese Informationen zur Kenntnis nehmen können. PGP- oder S/MIME-Verschlüsselung werden jedoch die wenigsten Hinweisgeber nutzen. Insofern empfehlen wir, potentiellen Hinweisgebern die Kommunikation mittels verschlüsselter E-Mail-Anhänge anzubieten. Hier empfiehlt sich .zip-Dateien mit Passwort zu nutzen. Stellen Sie potentiellen Hinweisgeber hierzu eine Anleitung zur Verfügung. Dem Hinweisgeber ist weiter eine Möglichkeit zu bieten, das Passwort zu übermitteln.